Politique de confidentialité (version antérieure)

2. COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions, soit à titre d’exemples, pour les finalités suivantes :

- le suivi d’inscriptions et autres services à ses clientèles;

- la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion ou d’entente à laquelle il est partie;

- pour transmettre des informations ou pour vous contacter;

- pour répondre à vos demandes ou pour vous permettre d’accéder à certaines rubriques; ou

- pour des fins statistiques

Le Cégep ne fera usage des renseignements personnels qu’aux seules fins précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige ou le permette.

Sur le site Web du Cégep, différents formulaires adaptés à vos besoins nous permettent de collecter des renseignements personnels dont notamment, les suivants :

- nom et prénom

- courriel et numéro de téléphone personnel

- adresse postale, incluant ville, province et code postal

- numéro de matricule ou code permanent

- niveau de scolarité

- programme ou un domaine d’études

- curriculum vitae ou lettre de présentation

- informations médicales

- numéro d’employé

- profession

- sexe, appartenance à un groupe ou situation de handicap

- nature d’une plainte, d’un besoin ou d’une condition

- information de nature financière

Ces renseignements personnels pourraient aussi être recueillis par le Cégep lors de la transmission d’un courriel, lors de la navigation ou via l’interaction avec notre site web, lors de la soumission d’une candidature ou via notre section carrière.

Vous êtes libre de ne pas nous communiquer vos renseignements personnels. Cependant, un refus pourrait mener à :

- Rendre inaccessibles certaines rubriques;

- Empêcher d’obtenir le service requis via le formulaire qui les requiert; ou

- Entraîner tout autre rejet.

Au sein du Cégep, les catégories de personnes qui ont accès aux renseignements personnels sont les suivantes (en fonction des niveaux d’accès accordés établis selon les besoins de la fonction) :

- Le personnel cadre et hors-cadre;

- Les enseignants et les enseignantes;

- Le personnel professionnel et de soutien (exemples : techniciens et agents);

- Les personnes éducatrices spécialisées, accompagnatrices et interprètes;

- Les personnes contractuelles dites « hors convention », incluant le personnel du service des activités sportives.

3. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep respecte la Loi sur l’accès qui prévoit les situations lors desquelles il peut communiquer des renseignements personnels avec ou sans votre consentement. Cela inclut également les communications hors Québec.

À titre d’exemples, il pourrait être nécessaire de communiquer des renseignements personnels aux catégories de tiers suivantes :

- Gouvernement provincial ou fédéral, incluant ses ministères, ses organismes publics et parapublics ainsi que ses entreprises d’État;

- Services de sécurité publique;

- Partenaires, contractants et associations.

4. DONNÉES ÉCHANGÉES AUTOMATIQUEMENT

Lorsque vous accédez au site Internet du Cégep, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les données échangées sont majoritairement conservées au Canada et comprennent :

- l’identification de votre fournisseur d’accès à Internet;

- votre adresse IP;

- le type de système d’exploitation de votre ordinateur;

- le nom de votre fournisseur de services Internet et votre région;

- les pages que vous visitez;

- la date et l’heure à laquelle vous accédez à ces pages;

- l’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Internet.

La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

4.1 Témoins de connexion (Cookies)

Des cookies sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Le Cégep les utilise à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites et à connaître les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les adresses des sites référents et le pays d’origine des visiteurs.

Elles servent également à stocker des informations concernant vos interactions avec le site. Votre navigateur enregistre automatiquement ces cookies sur votre disque dur local. Ces cookies pourront ensuite être récupérés ultérieurement par le site du Cégep afin d’améliorer votre expérience de navigation.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour les bloquer, mais vous pourriez ainsi vous priver de certaines fonctionnalités du site Internet. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant vos données de navigation (historique, témoins de connexion, formulaires, etc.). Assurez-vous toutefois de le faire ou d’utiliser le mode navigation privée, si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs.

5. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep a mis en place des mesures de sécurité afin de protéger vos renseignements personnels, par exemple :

· des engagements de confidentialité;

· la sensibilisation et la responsabilité individuelle;

· le chiffrement des données en transit;

· la gestion des accès de différents niveaux;

· des logiciels de surveillance du réseau;

· la sauvegarde informatique;

· l’ajout d’identifiants et de mots de passe;

· l’installation de pare-feu;

· l’application d’une durée de conservation des renseignements limitée aux finalités de la cueillette. Cette durée peut être fonction de son calendrier de conservation.

Le Cégep s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité. Toutefois, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

6. SITES EXTERNES

Le site Internet du Cégep contient des liens vers des sites ou applications externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.

7. PERSONNE RESPONSABLE DE L’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est responsable de :

- Recevoir toute question relative à cette Politique;

- Recevoir vos demandes d’accès, dont celles visant à connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep;

- Recevoir vos demandes afin de faire rectifier, modifier ou supprimer ces renseignements;

- Recevoir vos plaintes qui mettent en cause la protection des renseignements personnels, dont le processus est décrit au Cadre de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels;

Vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : accesinfo@csfoy.ca

En tout temps vous pouvez également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, soit auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET MISES À JOUR

Ce document entre en vigueur suite à son approbation par la Régie de direction du Cégep ainsi que par le Comité PRP lors de sa rencontre du 14 septembre 2023.