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Le Cégep de Sainte-Foy (ci-après « Cégep »), à titre de propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, reconnaît l'importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et s’engage à les préserver.
La Politique de confidentialité (ci-après « Politique ») doit être lue de pair avec la Politique de sécurité de l’information du Cégep, son Cadre de gestion de la sécurité de l’information et son Cadre de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels (ci-après les « Documents institutionnels »). Elle tient compte des exigences de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès ») et de toute autre loi applicable.
L'administration, la gestion et le contrôle de ce site sont assurés par le Cégep de Sainte-Foy.
1. BUT ET PORTÉE DE LA POLITIQUE
La Politique explique comment nous recueillons et utilisons l’information liée à vos données personnelles lorsque vous utilisez notre site Internet. En transmettant vos informations ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, vous consentez à toutes les mesures prises par le Cégep à l'égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Politique et aux Documents institutionnels.
2. COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sur le site Web du Cégep, différents formulaires permettent de collecter vos renseignements personnels selon vos besoins. Le Cégep peut aussi recueillir ces renseignements lors de la transmission d’un courriel, lors de la navigation ou via l’interaction avec le site Web ou lors de la soumission d’une candidature via notre section « Carrières ».
Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions. Il ne fera usage des renseignements personnels qu’aux seules fins précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige ou le permette.
Plus concrètement :
Catégorie de renseignements | Exemples de renseignements collectés | Pourquoi le Cégep collecte? | Qui peut avoir accès aux renseignements?* |
|---|---|---|---|
Renseignements sur l’identité | Nom et prénom | Pour vous transmettre des informations ou pour vous contacter; | Une personne membre du personnel de soutien (agent-e de soutien administratif ou technicien-ne), du personnel professionnel (attaché-e d’administration, analyste, conseiller ou conseillère ou API), une personne cadre ou secrétaire de direction de la Direction des études, de la Direction des ressources humaines, de la Direction des services financiers ou de la Direction des affaires étudiantes et des communications. Ces personnes incluent les membres du personnel du Service des activités sportives. Pour le stationnement, une de ces personnes relève de la Direction des ressources matérielle. Elle communiquera les informations à la tierce partie qui assure la sécurité des lieux. |
Renseignements relatifs au travail | Curriculum vitae ou lettre de présentation ou d’emploi | Pour vous permettre d’appliquer sur un poste et donner suite à votre dossier de candidature section « Carrières ». | Une personne membre du personnel de soutien (agent-e de soutien administratif ou technicien-ne en administration), du personnel professionnel (attaché-e d’administration, analyste, conseiller ou conseillère) ou une personne cadre ou secrétaire de direction de la Direction des ressources humaines, de la Direction des services financiers ainsi que les personnes attitrées à un comité de sélection, selon la catégorie d’emploi du poste visé. |
Renseignements scolaires et relatifs à la formation | Numéro de matricule ou code permanent | Pour le suivi de votre inscription au Cégep; | Une personne membre du personnel de soutien (agent-e de soutien administratif ou technicien-ne), du personnel professionnel (attaché-e d’administration, analyste, conseiller ou conseillère), une personne cadre ou secrétaire de direction de la Direction des études, de la Direction des affaires étudiantes et des communications, de la Direction des services financiers ou de la Direction des ressources matérielles pour le service de sécurité (les informations seront communiqués à la tierce partie qui assure la sécurité des lieux). |
Renseignements médicaux | Situation de handicap | Pour vous rendre certains services (exemple : Services adaptés). Pour assurer l’application du plan des mesures d’urgence. | Une personne membre du personnel de soutien (agent-e de soutien administratif ou technicien-ne), du personnel professionnel (attaché-e d’administration, conseiller ou conseillère ou API) ou une personne cadre de la Direction des études. Ces personnes pourraient communiquer certains renseignements à une personne employée de la Direction des ressources matérielles qui est responsable de l’application du plan des mesures d’urgence. |
Renseignements financiers | Numéro de carte de crédit | Pour répondre à votre demande et procéder à son paiement (exemple : stationnement, location de plateaux et activités sportives). | Une personne membre du personnel de soutien (agent-e de soutien administratif ou technicien-ne), du personnel professionnel (attaché-e d’administration, analyste, conseiller ou conseillère) ou une personne cadre de la Direction des ressources matérielles, de la Direction des affaires étudiantes et des communications ou de la Direction des services financiers. Ces personnes incluent les membres du personnel du Service des activités sportives. |
Renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale | Sexe | Pour vous rendre certains services (exemples : aides psychosociales et sexologie, Guichet unique, parents aux études, personne étudiante autochtone). | Une personne membre du personnel de soutien (agent-e de soutien administratif ou technicien-ne), du personnel professionnel (attaché-e d’administration, analyste ou conseiller ou conseillère) ou une personne cadre ou secrétaire de direction de la Direction des études ou de la Direction des affaires étudiantes et des communications. |
*Seules les personnes autorisées et qualifiées ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y ont accès (en fonction des niveaux d’accès accordés établis selon les besoins de la fonction). Une personne ou des personnes parmi les catégories de personnes indiquées sont susceptibles d’avoir accès à vos renseignements personnels.
3. DROITS DE REFUS
Vous êtes libre de ne pas nous communiquer vos renseignements personnels. Cependant, un refus pourrait mener à :
- Faire en sorte que le Cégep ne pourrait vous joindre ou donner suite à votre demande;
- Rendre inaccessibles certaines rubriques;
- Empêcher d’obtenir le service requis; ou
- Entraîner tout autre rejet.
Pour refuser la collecte de vos renseignements personnels, vous êtes invités, selon le cas, à ne pas remplir le ou les formulaires qui les requièrent, à communiquer avec la personne responsable de la collecte ou, lorsque cette dernière est inconnue, avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
4. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le Cégep respecte la Loi sur l’accès qui prévoit les situations lors desquelles il peut communiquer des renseignements personnels avec ou sans votre consentement, selon le cas.
À titre d’exemples, il pourrait être nécessaire de communiquer des renseignements personnels aux catégories de tiers suivantes lorsque la Loi l’exige ou pour respecter une entente contractuelle entre le Cégep et un prestataire de service, tel que :
Catégorie de renseignements | Communication à des tiers* |
|---|---|
Renseignements sur l’identité | Ministère de l’Enseignement supérieur |
Renseignements relatifs au travail | Syndicat et Association des cadres des collèges du Québec |
Renseignements médicaux | Aucune sans consentement. |
Renseignements financiers | Aucune sans consentement. |
Renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale | Aucune sans consentement. |
*Pour toutes les catégories de renseignements, les fournisseurs de services informatiques du Cégep (exemple : Skytech) hébergent les informations collectées et de façon temporaires dans des outils de stockages sécurisés.
5. DONNÉES ÉCHANGÉES AUTOMATIQUEMENT
Lorsque vous accédez au site Internet du Cégep, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les données échangées sont majoritairement conservées au Canada et comprennent :
- l’identification de votre fournisseur d’accès à Internet;
- votre adresse IP;
- le type de système d’exploitation de votre ordinateur;
- le nom de votre fournisseur de services Internet et votre région;
- les pages que vous visitez;
- la date et l’heure à laquelle vous accédez à ces pages;
- l’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Internet.
La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.
5.1 Témoins de connexion (Cookies)
Des cookies sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Le Cégep les utilise à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites et à connaître les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les adresses des sites référents et le pays d’origine des visiteurs.
Elles servent également à stocker des informations concernant vos interactions avec le site. Votre navigateur enregistre automatiquement ces cookies sur votre disque dur local. Ces cookies pourront ensuite être récupérés ultérieurement par le site du Cégep afin d’améliorer votre expérience de navigation.
Vous pouvez configurer votre navigateur pour les bloquer, mais vous pourriez ainsi vous priver de certaines fonctionnalités du site Internet. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant vos données de navigation (historique, témoins de connexion, formulaires, etc.). Assurez-vous toutefois de le faire ou d’utiliser le mode navigation privée, si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs.
6. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le Cégep met en place des mesures de sécurité afin de protéger vos renseignements personnels, par exemple :
- des engagements de confidentialité;
- la sensibilisation et la responsabilité individuelle;
- le chiffrement des données en transit;
- la gestion des accès de différents niveaux;
- des logiciels de surveillance du réseau;
- la sauvegarde informatique;
- l’ajout d’identifiants et de mots de passe;
- l’installation de pare-feu;
- l’application d’une durée de conservation des renseignements limitée aux finalités de la cueillette. Cette durée peut être fonction de son calendrier de conservation.
Le Cégep s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité. Toutefois, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
7. SITES EXTERNES
Le site Internet du Cégep contient des liens vers des sites ou applications externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.
8. PERSONNE RESPONSABLE DE L’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La personne responsable de l’accès aux documents administratifs du Cégep et de la protection des renseignements personnels est responsable de :
- Recevoir toute question relative à cette Politique;
- Recevoir vos demandes d’accès, dont celles visant à connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep;
- Recevoir vos demandes afin de faire rectifier, modifier ou supprimer ces renseignements;
- Recevoir vos plaintes qui mettent en cause la protection des renseignements personnels, dont le processus est décrit au Cadre de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels;
Vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : accesinfo@csfoy.ca
En tout temps vous pouvez également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, soit auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
9. ENTRÉE EN VIGUEUR ET MISES À JOUR
Ce document entre en vigueur à la suite de son approbation par la régie de direction du Cégep ainsi que par le comité PRP lors de sa rencontre du 14 septembre 2023. Par la suite, il est mis à jour suivant l’adoption du Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique, le 8 novembre 2023. La mise à jour est approuvée par la régie de direction du Cégep ainsi que par le comité PRP lors de sa rencontre du 18 janvier 2024.
SIGNALER UN INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
Le Cadre de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Cégep prévoit l’obligation, pour toutes les personnes qui traitent des renseignements personnels détenus par le Cégep (les personnes détentrices et utilisatrices) de signaler à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, toute violation des mesures de protection des renseignements personnels ou de confidentialité dont ils pourraient être témoins.
Qu’est-ce qu’un incident de confidentialité?
Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
L’incident (intentionnel ou non) peut survenir à différentes étapes du cycle de vie de l’information, que ce soit lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation ou de la destruction du renseignement personnel. Voici quelques exemples :
1. L’accès non autorisé à un renseignement personnel :
- La consultation d’une banque de données contenant des renseignements personnels lorsque cela n’est pas nécessaire à l’exercice d’une fonction;
- Le fait d’outrepasser les droits d’accès consentis;
- L’infiltration dans un système par un pirate informatique;
- le Cégep est victime d’une cyberattaque, comme de l’hameçonnage ou un rançongiciel.
2. L’utilisation non autorisée d’un renseignement personnel :
- Le téléchargement d’une copie de certains dossiers d’employés et d’employées ou le fait de les envoyer à son adresse courriel personnelle;
- L’utilisation des renseignements personnels auxquels une personne employée a accès dans le cadre de ses fonctions dans le but d’usurper l’identité d’une personne ou d’altérer les renseignements pour lui nuire.
3. La communication d’un renseignement personnel :
- au mauvais destinataire;
- sans le consentement de la personne visée, lorsque la loi le requiert.
4. Toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel :
- la perte ou le vol de documents contenant des renseignements personnels;
- la perte ou le vol d’un ordinateur portable ou d’une tablette du Cégep ou de tout autre support amovible non chiffré qui contient des renseignements personnels;
- l’oubli de caviarder des renseignements personnels dans un document;
- l’envoi d’un courriel contenant des renseignements personnels.
Pour signaler un incident de confidentialité, soit une situation pouvant porter atteinte aux renseignements personnels, merci de remplir le formulaire de divulgation d'un incident de confidentialité.
